CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre Pixel Ardent ASBL, organisatrice de la convention Dream'O Rizon 2027, et toute personne souhaitant accéder à l'évènement, qu'elle soit visiteuse ou exposante (artiste, créateur, marchand, exposant institutionnel, jeu vidéo indépendant, sponsor ou partenaire commercial).

Toute inscription, achat de billet, réservation de stand ou souscription d'un partenariat emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Les conditions tarifaires, les modalités spécifiques de la formule retenue, les éventuelles options souscrites, ainsi que les règles opérationnelles applicables à la participation à l'Évènement, sont précisées dans :

• le bulletin d'inscription ou le contrat de partenariat.

• le titre d'accès (pour les Visiteurs).

• le Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon (pour les Exposants et Partenaires).

• le règlement d'ordre intérieur du Site Namur Expo, consultable sur le site internet de son exploitant.

Ces documents forment, avec les présentes CGV, un ensemble contractuel indissociable.

Les présentes CGV et le Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon sont mis à disposition de manière permanente sur le site internet officiel de l'Évènement à l'adresse www.dreamorizon.com, où ils peuvent être consultés, téléchargés et imprimés à tout moment. Ils sont également communiqués par voie électronique au moment de l'inscription ou de l'achat du Billet.

L'Organisateur conserve un historique des versions successives de ces documents. La version applicable à un contrat donné est celle en vigueur à la date de conclusion dudit contrat.

PARTIE A - DISPOSITIONS COMMUNES

Article 1. Définitions

Dans le cadre des présentes CGV, on entend par :

« Organisateur » : Pixel Ardent ASBL, dont le siège social est sis Chaussée de Liège 122, 4540 Amay, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1022.596.071.

« Évènement » : la convention Dream'O Rizon 2027 organisée les 24 et 25 avril 2027 à Namur Expo, Hall 2, Avenue Sergent Vrithoff 2, 5000 Namur, Belgique.

« Site » : le bâtiment Namur Expo et ses dépendances mises à disposition de l'Organisateur pour la tenue de l'Évènement.

« Exploitant du Site » : la personne morale exploitant le bâtiment Namur Expo (à la date des présentes : EasyFairs Belgium SA), liée à l'Organisateur par un contrat de mise à disposition des lieux.

« Visiteur » : toute personne physique se rendant à l'Évènement en qualité de public, munie d'un titre d'accès valide ou bénéficiant d'une exemption tarifaire dûment justifiée.

« Exposant » : toute personne physique ou morale ayant souscrit une réservation d'emplacement acceptée par l'Organisateur, en vue de présenter, exposer, promouvoir ou vendre des biens, services ou créations dans le cadre de l'Évènement.

« Stand » : l'emplacement attribué à l'Exposant sur le Site, dont la surface, les équipements et la configuration sont définis par la formule retenue dans le bulletin d'inscription.

« Billet » : le titre nominatif d'accès à l'Évènement, délivré en format papier ou électronique par la billetterie officielle ou par la billetterie sur place.

« Bulletin d'inscription » : le formulaire d'inscription complété par le candidat exposant, précisant la formule choisie, les options souscrites et le prix total dû.

« Partenaire » : tout sponsor ou partenaire commercial ayant conclu un contrat de partenariat avec l'Organisateur, lequel précise les contreparties spécifiques convenues.

« ROI Exposants » : le Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon édité par l'Organisateur, détaillant les règles opérationnelles applicables aux Exposants et Partenaires.

Article 2. Champ d'application et acceptation

2.1 Les présentes CGV s'appliquent à toutes les relations contractuelles entre l'Organisateur et toute personne physique ou morale dans le cadre de l'Évènement, à l'exclusion des conditions générales du cocontractant.

2.2 L'achat d'un Billet, la souscription d'un Bulletin d'inscription, la signature d'un contrat de partenariat ou l'accès au Site emportent acceptation sans réserve des présentes CGV.

2.3 Toute dérogation aux présentes CGV doit faire l'objet d'un accord écrit préalable et exprès de l'Organisateur, sous peine de nullité.

2.4 L'Organisateur se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les modifications éventuelles sont portées à la connaissance des parties par publication sur le site internet officiel et, pour les contrats déjà conclus, par communication écrite avec un préavis raisonnable. La version applicable à un contrat donné demeure celle en vigueur à la date de sa conclusion, sauf accord contraire des parties.

2.5 Règlement d'ordre intérieur du Site et conditions de l'Exploitant du Site

L'Exposant et le Partenaire reconnaissent que le Site est exploité par un tiers (Namur Expo / EasyFairs Belgium) dont les conditions générales et le règlement d'ordre intérieur sont accessibles sur le site internet de l'exploitant.

En souscrivant au présent contrat, l'Exposant et le Partenaire déclarent avoir pris connaissance des règles applicables au Site et s'engagent à les respecter, ainsi qu'à les faire respecter par leurs préposés, sous-traitants et accompagnants. L'Organisateur communique sur demande les principales obligations applicables.

2.6 Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon

L'Organisateur édite un Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon (ci-après le « ROI Exposants ») qui détaille les règles opérationnelles, techniques, de présentation et de comportement applicables aux Exposants et Partenaires pendant les périodes de montage, d'ouverture au public et de démontage.

Le ROI Exposants est communiqué à l'Exposant ou au Partenaire au plus tard au moment de l'acceptation de son inscription par l'Organisateur, et est disponible sur le site internet officiel de l'Évènement (www.dreamorizon.com) ainsi que sur demande à events@pixelardent.be.

En souscrivant au présent contrat, l'Exposant et le Partenaire déclarent avoir pris connaissance du ROI Exposants et s'engagent à le respecter et à le faire respecter par leurs préposés, sous-traitants et accompagnants. Le ROI Exposants fait partie intégrante du contrat liant l'Exposant ou le Partenaire à l'Organisateur.

En cas de contradiction entre les présentes CGV et le ROI Exposants, les présentes CGV prévalent, à l'exception des dispositions opérationnelles de précision (notamment horaires détaillés, modalités de montage et démontage, règles de présentation) pour lesquelles le ROI Exposants prévaut.

L'Organisateur se réserve le droit de modifier le ROI Exposants à tout moment pour des raisons d'organisation, de sécurité ou pour tenir compte d'évolutions réglementaires ou des exigences de l'Exploitant du Site. Les modifications sont communiquées aux Exposants et Partenaires avec un préavis raisonnable.

Article 3. Dates, horaires et accès au Site

3.1 Calendrier officiel

L'Évènement se déroule selon le calendrier suivant :

• Montage : jeudi 22 et vendredi 23 avril 2027, l'accès des Exposants au Site débutant le vendredi 23 avril selon les modalités communiquées par l'Organisateur.

• Ouverture au public : samedi 24 et dimanche 25 avril 2027.

• Démontage : dimanche 25 avril 2027 au soir, l'intégralité des stands devant être démontés avant 1h00 du matin.

• Libération complète du hall : au plus tard le lundi 26 avril 2027 à 11h00.

Les horaires précis d'ouverture au public, d'accès des Exposants et des activités programmées sont communiqués sur le site internet officiel et par les canaux officiels de communication de l'Évènement.

3.2 Dépassements horaires de démontage

Toute prolongation du démontage au-delà de 1h00 du matin le 26 avril 2027 sera facturée à l'Exposant ou au prestataire concerné à hauteur du tarif horaire de dépassement communiqué par l'Organisateur. Toute heure entamée est due en intégralité.

Une dérogation écrite et préalable de l'Organisateur peut être accordée à certains prestataires techniques en raison de contraintes spécifiques. Cette dérogation ne dispense pas du respect des consignes de sécurité du Site.

3.3 Modifications de date, lieu ou horaires

L'Organisateur se réserve le droit de modifier la date, le lieu, les horaires ou la configuration de l'Évènement pour des raisons d'organisation, de sécurité, sanitaires, techniques, ou indépendantes de sa volonté. Toute modification est communiquée dans les meilleurs délais aux parties concernées.

Une telle modification ne donne pas droit au remboursement, sauf dans les cas prévus aux articles 9 (force majeure) et 13 (annulation et remboursement des Billets) des présentes CGV.

Article 4. Règles de comportement et de sécurité

4.1 Toute personne présente sur le Site, qu'elle soit Visiteur, Exposant, Partenaire, prestataire ou personne autorisée, est tenue au respect des règles de sécurité applicables au bâtiment, des consignes de sécurité communiquées par l'Organisateur, des instructions du personnel de l'Organisateur, du personnel de Namur Expo et des services de secours.

4.2 Sont strictement interdits sur le Site :

• toute substance ou objet dangereux, toxique, inflammable, explosif ou de nature à incommoder les tiers.

• toute arme, réelle ou à apparence d'arme, à l'exception des accessoires de cosplay conformes aux règles spécifiques communiquées par l'Organisateur (notamment lames non affûtées, répliques inoffensives, accessoires factices).

• toute substance illicite.

• tout comportement violent, harcelant, discriminatoire, raciste, sexiste, homophobe, transphobe ou portant atteinte à la dignité d'autrui.

• toute consommation excessive d'alcool ou tout état d'ivresse manifeste.

• la prise de photos ou vidéos d'autrui sans son consentement explicite.

• toute distribution de tracts, affiches, prospectus ou opération promotionnelle non autorisée par l'Organisateur.

• toute introduction d'animaux, à l'exception des chiens d'assistance reconnus.

• le fait de fumer ou de vapoter à l'intérieur du Site, en application de l'arrêté royal relatif à l'interdiction de fumer et des règlements similaires. Toute amende infligée à l'Organisateur ou à l'Exploitant du Site en raison du non-respect de cette interdiction sera refacturée à la personne fautive.

• l'utilisation de drones ou de tout autre aéronef sans pilote, sauf autorisation expresse et écrite de l'Organisateur. En cas d'autorisation, l'utilisateur doit disposer des licences requises et respecter la législation applicable en matière de protection des données.

4.3 L'Organisateur se réserve le droit, sans indemnité ni remboursement et sans préavis, d'expulser du Site toute personne contrevenant aux présentes dispositions ou dont le comportement met en danger la sécurité des autres participants ou le bon déroulement de l'Évènement.

4.4 L'Organisateur peut procéder, par l'intermédiaire de ses agents de sécurité ou de prestataires agréés, à des contrôles visuels des sacs et bagages à l'entrée du Site, dans le respect de la législation applicable.

4.5 Une politique « Don't Drink & Drive » est mise en œuvre. L'Organisateur peut refuser de servir de l'alcool à toute personne en état d'ivresse et invite chacun à privilégier les transports en commun ou un conducteur désigné.

Article 5. Droit à l'image et captation audiovisuelle

5.1 L'Organisateur, ses prestataires habilités, les médias accrédités et les photographes officiels sont susceptibles de réaliser des photographies, captations vidéo et enregistrements sonores pendant toute la durée de l'Évènement, y compris pendant les périodes de montage, de démontage et d'activités annexes.

5.2 En accédant au Site, en achetant un Billet, en réservant un Stand ou en concluant un contrat de partenariat, le Visiteur, l'Exposant, le Partenaire et toute personne accompagnatrice consentent expressément à la captation de leur image et de leur voix dans le cadre de l'Évènement.

5.3 Ces images, vidéos et enregistrements pourront être utilisés librement par l'Organisateur, à titre gracieux et sans limitation de durée, pour les finalités suivantes :

• promotion de l'édition en cours et des éditions futures de Dream'O Rizon.

• publication sur le site internet officiel, les réseaux sociaux, supports imprimés (flyers, affiches, brochures) et tout autre support de communication de l'Organisateur.

• communication presse, partenariats médias et bilans publics de l'évènement.

• archives associatives de Pixel Ardent ASBL.

5.4 Toute personne souhaitant s'opposer à la diffusion d'une image sur laquelle elle apparaît de manière reconnaissable peut adresser une demande motivée à events@pixelardent.be, en joignant tout élément permettant d'identifier le contenu visé. L'Organisateur procédera au retrait dans un délai raisonnable, sauf impossibilité technique manifeste.

5.5 Les Exposants et Partenaires s'engagent à informer leurs collaborateurs présents sur leur Stand de cette politique de captation.

5.6 La cession du droit à l'image consentie par les présentes ne couvre pas les usages commerciaux non liés à la promotion de Dream'O Rizon ni la cession à des tiers à titre onéreux.

5.7 Toute prise de vue, captation audiovisuelle ou enregistrement à des fins commerciales (notamment publicité, reportage marchand, contenus monétisés) réalisée par un Exposant, un Partenaire, leurs préposés ou des tiers qu’ils ont autorisés à accéder au Site est subordonnée à l’accord écrit préalable de l’Organisateur. L’Organisateur peut conditionner cet accord à la conclusion d’un accord spécifique avec l’Exploitant du Site.

5.8 Pour les mineurs, le consentement aux dispositions du présent article est donné par le ou les titulaires de l’autorité parentale. L’achat d’un Billet au profit d’un mineur ou l’accompagnement d’un mineur sur le Site par son représentant légal vaut acceptation expresse, par ce représentant, de la politique de captation et d’utilisation des images applicable au mineur. Le représentant légal conserve la faculté de s’opposer à la diffusion d’une image dans les conditions prévues à l’article 5.4.

Article 6. Protection des données personnelles (RGPD)

6.1 Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Pixel Ardent ASBL, dont les coordonnées figurent en page de garde du présent document. Toute question ou demande relative aux données personnelles peut être adressée à events@pixelardent.be.

6.2 Données collectées

Les données suivantes sont susceptibles d'être collectées :

• pour les Visiteurs : nom, prénom, adresse électronique, données de paiement (traitées par la plateforme de billetterie), code postal et, le cas échéant, justificatif de tarif réduit.

• pour les Exposants : nom, prénom, raison sociale, numéro d'entreprise, adresse, téléphone, adresse électronique, données fiscales, données de paiement, descriptif d'activité, contenu artistique présenté, photos de portfolio le cas échéant.

• pour les Partenaires : informations contractuelles et commerciales requises pour l'exécution du partenariat.

6.3 Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• gestion de la billetterie et accès à l'Évènement (exécution du contrat).

• gestion des inscriptions exposants, attribution des stands et facturation (exécution du contrat).

• communication d'informations pratiques relatives à l'Évènement (exécution du contrat).

• envoi d'informations sur les éditions futures et autres évènements de l'Organisateur (intérêt légitime ou consentement, avec possibilité de désinscription à tout moment).

• respect des obligations légales, comptables et fiscales (obligation légale).

• gestion des éventuels litiges (intérêt légitime).

6.4 Sous-traitants

L'Organisateur fait appel à des sous-traitants pour le traitement des données, notamment pour la billetterie, la facturation et l'hébergement informatique. Ces sous-traitants sont liés par des engagements contractuels conformes au RGPD et n'utilisent les données que pour les finalités définies par l'Organisateur.

6.5 Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies, et au minimum pour les durées légales de conservation comptable et fiscale (sept ans pour les pièces comptables, conformément au droit belge). Les données utilisées à des fins de communication marketing sont conservées tant que la personne concernée ne s'oppose pas à leur traitement.

6.6 Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, toute personne dispose des droits suivants : accès, rectification, effacement (« droit à l'oubli »), limitation du traitement, opposition, portabilité, retrait du consentement et droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.

L'exercice de ces droits se fait par courriel à events@pixelardent.be, accompagné de toute pièce permettant l'identification du demandeur.

6.7 Vidéosurveillance

Le Site Namur Expo peut être équipé de dispositifs de vidéosurveillance exploités par l'Exploitant du Site, conformément à la législation applicable. L'Organisateur n'est pas le responsable de traitement de ces dispositifs. Les personnes concernées sont invitées à se référer à la signalétique en place sur le Site et à la politique de confidentialité de l'Exploitant du Site.

Article 7. Propriété intellectuelle

7.1 Toutes les marques, logos, dénominations, créations graphiques et signes distinctifs liés à Dream'O Rizon, Heroes Sekaï et Pixel Ardent ASBL sont la propriété exclusive de l'Organisateur ou de ses concédants. Toute reproduction, représentation ou utilisation, totale ou partielle, sans autorisation écrite préalable est interdite.

7.2 Chaque Exposant et chaque Partenaire garantit qu'il dispose des droits nécessaires sur les œuvres, produits, marques et contenus qu'il présente, vend ou diffuse sur son Stand. Il garantit l'Organisateur contre toute action de tiers fondée sur une atteinte à des droits de propriété intellectuelle.

7.3 La vente, l'exposition ou la promotion de produits contrefaisants ou portant atteinte aux droits de tiers est strictement interdite. L'Organisateur se réserve le droit de faire retirer tout produit signalé comme contrefaisant ou litigieux, sans indemnité pour l'Exposant concerné.

7.4 La dénomination « Namur Expo » et les logos associés ne peuvent être utilisés par l'Organisateur, les Exposants ou les Partenaires que pour indiquer le lieu de l'Évènement, sans laisser entendre une quelconque association commerciale avec l'Exploitant du Site.

7.5 La diffusion de musique et d'annonces sonores publiques sur le Stand ou dans les espaces communs relève de la responsabilité exclusive de l'Exposant qui en est à l'origine. L'Exposant assume seul le paiement des droits d'auteur et droits voisins éventuellement dus aux sociétés de gestion collective compétentes.

Article 8. Responsabilité

8.1 Responsabilité de l'Organisateur

L'Organisateur s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon déroulement de l'Évènement. Sa responsabilité ne saurait toutefois être engagée :

• en cas de force majeure ou de circonstances indépendantes de sa volonté.

• pour les vols, pertes, dégradations ou dommages affectant les effets personnels des Visiteurs, ainsi que les biens, marchandises et matériels des Exposants et Partenaires.

• pour les dommages résultant du fait d'un tiers, en ce compris les autres Visiteurs, Exposants ou Partenaires.

• pour les retards, modifications ou interruptions du programme dus à des contraintes techniques, sanitaires ou de sécurité.

• pour les dommages indirects, immatériels, perte de chiffre d'affaires ou perte d'exploitation.

La responsabilité totale de l'Organisateur, à supposer qu'elle puisse être engagée, est en tout état de cause limitée au plus bas des deux montants suivants : (i) le montant des sommes effectivement versées par le demandeur à l'Organisateur dans le cadre de l'Évènement, ou (ii) le plafond de couverture de l'assurance responsabilité civile souscrite par l'Organisateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol, de faute lourde ou de dommage corporel.

8.2 Responsabilité du Visiteur, de l'Exposant et du Partenaire

Chaque Visiteur, Exposant et Partenaire est responsable des dommages qu'il cause au Site, à l'Organisateur ou à des tiers, du fait de son comportement, de ses biens ou des personnes dont il a la garde. Les Exposants et Partenaires sont en outre solidairement responsables des actes de leurs préposés, prestataires et accompagnants.

Les Exposants et Partenaires reconnaissent que les biens et matériels apportés sur le Site sont sous leur propre garde et à leurs propres risques pendant toute la durée de leur présence, y compris pendant les périodes de montage, d'ouverture, de fermeture et de démontage.

8.3 Garantie d'indemnisation envers l'Exploitant du Site

L'Exposant et le Partenaire reconnaissent que l'Organisateur est lié par les conditions générales de l'Exploitant du Site, lesquelles imposent à l'Organisateur d'assumer la responsabilité du comportement et des manquements de l'ensemble des personnes admises à l'Évènement, y compris les Exposants, Partenaires et leurs préposés.

En conséquence, l'Exposant et le Partenaire garantissent intégralement l'Organisateur contre toute réclamation, amende, indemnité, facture ou dédommagement qui serait mis à la charge de l'Organisateur par l'Exploitant du Site, ses préposés, ses concessionnaires ou ses partenaires exclusifs, et qui trouverait son origine, directement ou indirectement, dans un acte, une omission ou un manquement de l'Exposant, du Partenaire ou des personnes dont ils ont la garde.

Cette garantie couvre notamment, sans que cette énumération soit exhaustive : les dommages causés au bâtiment ou à ses équipements, les amendes pour tri incorrect des déchets, les frais de réinspection électrique, les coûts d'évacuation tardive, les indemnités pour usage non autorisé du catering, et toute autre indemnité ou facture imposée par l'Exploitant du Site.

Article 9. Force majeure

9.1 Constitue un cas de force majeure tout évènement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté des parties, en ce compris notamment, sans que cette énumération soit exhaustive : catastrophe naturelle, incendie, inondation, épidémie ou pandémie, mesure sanitaire ou administrative, acte de terrorisme, menace ou alerte à la bombe, troubles à l'ordre public, grève générale, panne majeure d'énergie ou de télécommunications, indisponibilité du Site, décision d'une autorité publique.

9.2 En cas de force majeure rendant impossible la tenue de l'Évènement, l'Organisateur est libéré de ses obligations sans qu'aucune indemnité ne puisse être réclamée.

9.3 L'Organisateur informera les parties concernées dans les meilleurs délais et pourra, à son choix :

• annuler l'Évènement, auquel cas les Visiteurs seront remboursés du prix d'achat des Billets et les Exposants des sommes versées (déduction faite des frais déjà engagés et non récupérables, conformément aux règles applicables aux contrats commerciaux belges).

• reporter l'Évènement à une date ultérieure, auquel cas les Billets et inscriptions exposants seront automatiquement valables pour la nouvelle date, sans remboursement.

• limiter, modifier ou adapter l'Évènement, sans que ces adaptations ne donnent droit à un remboursement total ou partiel.

Article 10. Assurances

10.1 Assurance de l'Organisateur

L'Organisateur a souscrit une police d'assurance responsabilité civile organisateur couvrant les dommages susceptibles d'être causés à des tiers du fait de l'organisation de l'Évènement, dans les limites et exclusions des conditions de couverture.

10.2 Assurance des Exposants et Partenaires

Chaque Exposant et chaque Partenaire est tenu de souscrire et de maintenir en vigueur, à ses frais, une police d'assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages corporels, matériels et immatériels qu'il pourrait causer à des tiers dans le cadre de l'Évènement, ainsi qu'une assurance couvrant ses propres biens et marchandises.

L'Exposant ou le Partenaire s'engage à présenter une attestation d'assurance valide à toute demande de l'Organisateur, dans un délai de quinze jours suivant la demande.

10.3 Renonciation à recours

L'Exposant et le Partenaire renoncent, en leur nom et au nom de leurs assureurs, à tout recours contre l'Organisateur, ses préposés, ses prestataires et l'Exploitant du Site, pour les dommages couverts par leurs propres polices d'assurance.

Article 11. Droit applicable, juridiction et règlement des litiges

11.1 Les présentes CGV et l'ensemble des relations contractuelles entre l'Organisateur, les Visiteurs, les Exposants et les Partenaires sont régies exclusivement par le droit belge.

11.2 En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable préalablement à toute action contentieuse. Toute réclamation doit être adressée par écrit à events@pixelardent.be.

11.3 À défaut de règlement amiable dans un délai raisonnable, les tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire de Liège, division de Huy, sont seuls compétents pour connaître des litiges, sans préjudice des dispositions impératives de protection du consommateur belge.

11.4 Les consommateurs (au sens du Code de droit économique belge) ont également la possibilité de recourir au Service de Médiation pour le Consommateur (Boulevard du Roi Albert II 8, 1000 Bruxelles — www.mediationconsommateur.be) ou à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges accessible à l'adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr.

PARTIE B - CONDITIONS APPLICABLES AUX VISITEURS

Article 12. Billetterie et titres d'accès

12.1 Plateforme de billetterie

La billetterie officielle de l'Évènement est opérée via une plateforme de billetterie en ligne désignée par l'Organisateur. Tout achat de Billet effectué sur cette plateforme est régi par les présentes CGV ainsi que par les conditions propres à la plateforme. L'Organisateur n'est pas responsable d'éventuels dysfonctionnements techniques imputables à la plateforme de billetterie.

Une billetterie sur place est également proposée le jour de l'Évènement, dans la limite des places disponibles.

12.2 Tarifs et catégories

Les tarifs applicables, les éventuelles réductions, les conditions de gratuité ainsi que les périodes de précommande sont publiés sur le site internet officiel de l'Évènement et sur la plateforme de billetterie. Le tarif applicable à un achat donné est celui en vigueur au moment de la transaction.

Les conditions de gratuité ou de tarif réduit (notamment pour les jeunes enfants) peuvent être soumises à la présentation d'un justificatif (pièce d'identité, livret de famille). L'Organisateur se réserve le droit de refuser l'application d'un tarif préférentiel en l'absence de justificatif probant.

12.3 Validité et utilisation des Billets

12.3.1 Le Billet est strictement nominatif et personnel. Il ne peut être cédé, prêté, revendu ou utilisé à des fins commerciales sans l'autorisation écrite préalable de l'Organisateur. Toute revente non autorisée entraîne l'annulation immédiate du Billet sans remboursement.

12.3.2 Le Billet doit être présenté à l'entrée du Site, en format papier ou électronique, accompagné le cas échéant d'une pièce d'identité valide et d'un justificatif de tarif réduit. L'Organisateur se réserve le droit de refuser l'accès en cas de non-conformité ou de doute sérieux quant à la validité du Billet.

12.3.3 Une fois validé à l'entrée, le Billet n'est plus utilisable. Toute personne quittant le Site peut, sur autorisation et sur présentation de son bracelet ou marquage d'identification, être autorisée à revenir le même jour.

12.3.4 Le Billet ne donne accès qu'aux espaces ouverts au public. Les zones réservées (backstage, locaux techniques, zones exposants en dehors des heures publiques, espaces VIP) sont strictement interdites aux Visiteurs non habilités.

Article 13. Annulation, modification et remboursement des Billets

13.1 Principe général : non-remboursement

Conformément à l'article VI.53, 12° du Code de droit économique belge, le droit de rétractation prévu pour les contrats à distance ne s'applique pas aux contrats portant sur des prestations de services liées aux activités de loisirs lorsque le contrat prévoit une date ou une période d'exécution spécifique.

En conséquence, les Billets achetés ne sont ni remboursables, ni échangeables, ni modifiables à la demande du Visiteur, quel que soit le motif (empêchement personnel, maladie, conditions météorologiques, erreur lors de l'achat, etc.).

13.2 Cas d'annulation par l'Organisateur

13.2.1 En cas d'annulation totale de l'Évènement par l'Organisateur (hors cas de force majeure), les Visiteurs sont intégralement remboursés du prix d'achat des Billets, à l'exclusion des frais de service éventuellement facturés par la plateforme de billetterie.

13.2.2 En cas de force majeure rendant impossible la tenue de l'Évènement, l'article 9 des présentes CGV s'applique.

13.3 Cas de report

En cas de report de l'Évènement à une nouvelle date, les Billets émis pour la date initiale demeurent valables pour la nouvelle date sans démarche du Visiteur. Le Visiteur ne peut prétendre à un remboursement, sauf indisponibilité avérée à la nouvelle date communiquée dans un délai raisonnable à l'Organisateur.

13.4 Modalités de remboursement

Les remboursements éventuels sont effectués par l'Organisateur ou la plateforme de billetterie sur le moyen de paiement utilisé lors de l'achat, dans un délai de quatre-vingt-dix jours à compter de la date de l'évènement déclencheur du remboursement.

Article 14. Règles spécifiques aux Visiteurs

14.1 Outre les règles générales prévues à l'article 4, les Visiteurs sont tenus de respecter les règles suivantes :

• respect des règles spécifiques aux accessoires de cosplay communiquées par l'Organisateur (accessoires factices, lames non affûtées, dimensions raisonnables, vérification possible à l'entrée).

• respect des consignes lors des animations, rencontres avec invités, dédicaces et activités de scène.

• interdiction d'apporter des boissons alcoolisées ainsi que toute substance ou denrée illicite. Les autres boissons et denrées alimentaires personnelles sont admises sur le Site.

• interdiction de toute forme de démarchage commercial, de distribution de tracts ou d'affichage sur le Site sans autorisation préalable de l'Organisateur.

14.2 L'Organisateur peut, en cas d'affluence ou pour des raisons de sécurité, suspendre temporairement l'accès au Site, mettre en place des files d'attente régulées ou limiter l'accès à certaines zones.

14.3 Les enfants mineurs demeurent en permanence sous la responsabilité exclusive du ou des adultes les accompagnant. L'Organisateur ne peut être tenu responsable de leur surveillance.

PARTIE C - CONDITIONS APPLICABLES AUX EXPOSANTS

Article 15. Inscription et formation du contrat exposant

15.1 Demande d'inscription

Toute demande d'inscription est soumise au moyen du Bulletin d'inscription officiel mis à disposition par l'Organisateur. Le candidat exposant transmet l'ensemble des pièces justificatives demandées (descriptif d'activité, portfolio le cas échéant, justificatifs légaux pour les personnes morales, attestation d'assurance, etc.).

La transmission du Bulletin d'inscription dûment complété constitue une offre ferme et irrévocable de participer à l'Évènement aux conditions reprises dans les présentes CGV et dans le Bulletin d'inscription lui-même.

15.2 Acceptation par l'Organisateur

L'Organisateur évalue chaque demande d'inscription de manière souveraine, en tenant compte notamment :

• de la cohérence de l'activité du candidat avec la thématique de l'Évènement.

• de la qualité, de l'originalité et du caractère éthique des produits ou créations proposés.

• de la disponibilité des emplacements.

• de la diversité et de l'équilibre de l'offre commerciale et artistique.

• du respect par le candidat de ses obligations à l'égard de l'Organisateur lors d'éditions précédentes ou d'autres évènements.

• de l'absence de conflit d'image avec les valeurs de l'Évènement.

L'Organisateur peut refuser une demande d'inscription sans motivation, sans que ce refus puisse engager sa responsabilité ou donner lieu à une quelconque indemnité.

L'acceptation est notifiée par écrit (courriel ou Bulletin d'inscription contresigné) et entraîne la formation du contrat. Le droit effectif de l'Exposant à participer à l'Évènement demeure subordonné au respect de l'ensemble de ses obligations contractuelles, notamment de paiement, dans les conditions de l'article 17.

15.3 Cession et sous-location

L'Exposant ne peut céder, transférer, sous-louer ou partager tout ou partie de son Stand sans l'accord écrit préalable et exprès de l'Organisateur. Lorsque la formule de Stand retenue prévoit explicitement la possibilité d'un partage entre plusieurs exposants, ce partage est soumis aux modalités précisées dans le Bulletin d'inscription.

15.4 Attribution des emplacements

L'Organisateur détermine souverainement l'attribution des emplacements aux Exposants. L'Organisateur se réserve le droit de modifier l'emplacement, la forme ou la configuration d'un Stand attribué pour des motifs d'organisation générale, sans que cette modification ne puisse donner lieu à une quelconque indemnité, à condition que la formule contractuellement souscrite (notamment en termes de surface) reste substantiellement respectée.

15.5 Plan d'aménagement du Stand

Pour les Stands de grande surface ou comportant des constructions, structures ou aménagements particuliers (étage, scène, podium, cloisons, charges lourdes, hauteurs importantes), l'Exposant transmet à l'Organisateur, au plus tard quarante-cinq (45) jours avant le premier jour de montage, un plan détaillé du Stand indiquant les dimensions, les matériaux utilisés, les charges supportées et toute autre information utile.

L'Organisateur peut refuser, modifier ou conditionner l'installation d'un aménagement non conforme aux normes de sécurité ou aux exigences de l'Exploitant du Site.

15.6 Exposants invités par l’Organisateur

15.6.1 L’Organisateur se réserve la faculté d’inviter directement certains Exposants à participer à l’Évènement, sans passage par la procédure d’inscription standard prévue aux articles 15.1 à 15.3. Cette invitation est formalisée par un courrier ou un courriel d’invitation émanant de l’Organisateur, valant proposition de participation aux conditions des présentes CGV. L’acceptation expresse de l’invitation par l’Exposant invité, par tout moyen écrit, vaut conclusion du contrat d’exposant et adhésion sans réserve aux présentes CGV ainsi qu’au ROI Exposants.

15.6.2 L’invitation peut être émise à titre onéreux (l’Exposant invité s’acquittant du prix du Stand selon les conditions prévues à son égard) ou à titre gracieux (gratuité totale ou partielle accordée par l’Organisateur). Les conditions financières applicables, et notamment le périmètre exact de la gratuité éventuellement consentie (prix du Stand, frais d’inscription et de dossier, options et suppléments, prestations annexes), sont précisées par écrit par l’Organisateur dans le courrier ou le courriel d’invitation, ou dans tout document annexe accepté par l’Exposant invité. À défaut de mention expresse écrite d’une gratuité, l’élément concerné demeure à charge de l’Exposant invité, conformément aux tarifs en vigueur.

15.6.3 Nonobstant la dispense de Bulletin d’inscription, l’Exposant invité demeure tenu de transmettre à l’Organisateur, dans les délais communiqués, l’ensemble des pièces, informations et documents requis de tout Exposant en application des présentes CGV et du ROI Exposants, notamment : descriptif d’activité, justificatifs légaux pour les personnes morales, attestation d’assurance responsabilité civile conforme à l’article 8, identité des personnes présentes sur le Stand, plan d’aménagement le cas échéant (article 15.5), ainsi que toute attestation requise en matière de sécurité, d’installations électriques ou de normes de construction.

15.6.4 L’Exposant invité est soumis à l’ensemble des obligations applicables aux Exposants au titre des présentes CGV, en particulier en matière de comportement, de sécurité, d’occupation effective du Stand, d’assurances, de restitution et de respect des règles du Site. Les dispositions relatives à l’annulation par l’Exposant (article 18) lui sont applicables : en cas d’invitation à titre gracieux, les indemnités forfaitaires de résiliation sont calculées, à défaut de stipulation contraire dans l’invitation, sur la valeur tarifaire publique du Stand qui lui a été attribué, telle qu’elle figure aux barèmes de l’Organisateur.

Article 16. Tarifs et prestations

16.1 Les tarifs applicables à l'Exposant, la formule retenue, les options et suppléments souscrits ainsi que le montant total dû figurent dans le Bulletin d'inscription. Tous les tarifs sont indiqués hors TVA, la taxe sur la valeur ajoutée applicable selon la législation belge en vigueur étant ajoutée au montant facturé.

16.2 Sont automatiquement dus par tout Exposant, en sus du prix du Stand, les frais d'inscription et de dossier, les frais d'évacuation des déchets ainsi que toute option ou supplément expressément souscrits dans le Bulletin d'inscription.

16.3 Toute commande d'option ou de supplément doit être effectuée dans les délais communiqués par l'Organisateur. Toute commande tardive pourra être refusée ou facturée avec une majoration, selon les modalités précisées dans le Bulletin d'inscription ou par communication écrite de l'Organisateur.

16.4 L'Organisateur se réserve le droit de modifier ses tarifs pour les éditions ultérieures de l'Évènement, sans que cela puisse remettre en cause les tarifs déjà acceptés pour l'édition en cours.

Article 17. Modalités de paiement

17.1 Options de paiement proposées

L'Exposant choisit, lors de son inscription, l'une des trois modalités de paiement suivantes :

• Option 1 : Paiement intégral à l'inscription : le montant total est dû dans les quinze (15) jours suivant l'acceptation de l'inscription par l'Organisateur.

• Option 2 : Paiement échelonné classique : acompte de trente pour cent (30 %) du montant total dû dans les quinze (15) jours suivant l'acceptation de l'inscription, solde dû au plus tard soixante (60) jours avant le premier jour de montage.

• Option 3 : Paiement avec solde sur place : acompte de trente pour cent (30 %) du montant total dû dans les quinze (15) jours suivant l'acceptation, solde réglé sur place le jour du montage, avant l'installation effective du Stand. Cette option entraîne l'application de frais supplémentaires forfaitaires de paiement sur place, dont le montant est précisé dans le Bulletin d'inscription.

Pour les options 1 et 2, le paiement intégral du montant facturé doit être effectué au plus tard cinq (5) jours avant le premier jour de montage. Aucune installation ne pourra avoir lieu sans régularisation complète des sommes dues.

Lorsque la demande d’inscription est acceptée par l’Organisateur moins de soixante (60) jours avant le premier jour de montage, l’Option 2 (paiement échelonné classique) n’est plus disponible. Seules l’Option 1 et l’Option 3 demeurent ouvertes à l’Exposant. Dans ce cas, le délai prévu pour le paiement à l’Option 1 et pour le versement de l’acompte à l’Option 3 est ramené, le cas échéant, à la durée nécessaire pour permettre la régularisation au plus tard cinq (5) jours avant le premier jour de montage.

17.2 Modalités pratiques

17.2.1 Les factures sont émises au nom de l'Exposant tel qu'il figure sur le Bulletin d'inscription. Toute correction ultérieure des données de facturation entraîne des frais administratifs forfaitaires précisés par l'Organisateur.

17.2.2 Les paiements s'effectuent par virement bancaire sur le compte mentionné sur la facture, en euros, nets sans escompte. Le paiement est réputé effectué au jour de la réception effective des fonds par l'Organisateur.

17.2.3 Toute contestation de facture doit être notifiée par écrit à events@pixelardent.be dans les huit (8) jours ouvrables suivant la date de facturation, à peine de déchéance. La contestation d'une facture n'autorise pas la suspension des paiements non contestés.

17.3 Retard ou défaut de paiement

17.3.1 Tout montant impayé à son échéance produira de plein droit, sans mise en demeure préalable, un intérêt de retard au taux d'intérêt légal pour les transactions commerciales (loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales), à compter de la date d'échéance et jusqu'au paiement intégral.

17.3.2 En outre, à titre de clause pénale, tout retard de paiement entraîne l'application d'une indemnité forfaitaire égale à dix pour cent (10 %) du montant impayé, avec un minimum de cent euros (100 €), sans préjudice du droit de l'Organisateur de réclamer une indemnisation complémentaire pour le préjudice effectivement subi.

17.3.3 L'accès au Site et l'installation effective sont subordonnés au paiement intégral des sommes dues. À défaut de régularisation, l'Organisateur se réserve le droit de refuser l'accès à l'Exposant et de disposer librement du Stand, sans remboursement des sommes déjà versées.

17.3.4 Le non-paiement à l'échéance d'une facture rend immédiatement exigibles toutes les autres sommes dues par l'Exposant à l'Organisateur, même si leur date d'échéance n'est pas encore atteinte.

17.3.5 L'Organisateur se réserve en outre le droit de suspendre l'exécution de toute prestation, livraison d'option ou fourniture commandée par l'Exposant tant que toutes les factures émises ne sont pas intégralement payées, sans que cette suspension n'engage la responsabilité de l'Organisateur.

17.3.6 À titre de clause pénale réciproque, en cas de manquement grave imputable à l’Organisateur dans l’exécution de ses obligations contractuelles essentielles à l’égard de l’Exposant, ce dernier pourra prétendre à une indemnité forfaitaire égale à dix pour cent (10 %) du prix payé au titre du Stand, sans préjudice de l’indemnisation du préjudice réellement subi et dans les limites de responsabilité prévues à l’article 8.1. La présente disposition ne s’applique pas aux cas de force majeure visés à l’article 9.

Article 18. Annulation par l'Exposant

18.1 Modalités de notification

Toute annulation, totale ou partielle, ou toute réduction de surface ou modification de catégorie de Stand, doit être notifiée à l'Organisateur par courrier recommandé ou par courriel à events@pixelardent.be avec accusé de réception. La date de réception par l'Organisateur fait foi pour le calcul des indemnités.

18.2 Indemnités de résiliation

En cas d'annulation par l'Exposant, les indemnités forfaitaires de résiliation suivantes sont dues, de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• Plus de six (6) mois avant le premier jour de montage : remboursement intégral.

• Entre quatre (4) et six (6) mois avant le premier jour de montage : indemnité égale à trente pour cent (30 %) du montant total convenu, correspondant à l'acompte.

• Entre deux (2) et quatre (4) mois avant le premier jour de montage : indemnité égale à septante-cinq pour cent (75 %) du montant total convenu.

• Moins de deux (2) mois avant le premier jour de montage : indemnité égale à la totalité (100%) du montant total convenu.

Les indemnités s'appliquent au montant total convenu (montant du Stand, options, suppléments et primes d'assurance optionnelles inclus).

18.3 Toute non-occupation du Stand le premier jour d'ouverture au public sans notification préalable d'annulation vaut renonciation tacite et entraîne l'application de l'indemnité de cent pour cent (100 %) prévue ci-dessus.

18.4 La réduction de la surface ou le changement de formule de Stand vers une formule de prix inférieur, accepté par l'Organisateur, donne lieu au paiement d'une indemnité égale à la différence entre le montant initialement dû et le montant correspondant à la nouvelle formule, calculée selon les barèmes de l'article 18.2 ci-dessus. Toute modification accordée donne en outre lieu à la perception de frais de dossier forfaitaires dont le montant est précisé dans le Bulletin d’inscription, dus à chaque modification.

18.5 Les sommes déjà versées par l'Exposant restent acquises à l'Organisateur à concurrence du montant de l'indemnité de résiliation due.

Article 19. Annulation et expulsion par l'Organisateur

19.1 Annulation pour faute de l'Exposant

L'Organisateur peut annuler unilatéralement la participation d'un Exposant, sans préavis ni indemnité au profit de ce dernier, dans les cas suivants :

• non-respect des obligations de paiement (article 17).

• manquement grave aux présentes CGV, au ROI Exposants ou aux règles de sécurité applicables au Site.

• comportement portant atteinte à la sécurité, à l'ordre public, à l'image ou à la réputation de l'Évènement ou de l'Organisateur.

• présentation de produits contrefaisants, illicites, dangereux ou non conformes à la déclaration faite lors de l'inscription.

• communication d'informations inexactes ou trompeuses lors de l'inscription.

• faillite, redressement judiciaire ou liquidation de l'Exposant.

Dans ces cas, l'Exposant reste redevable de la totalité du montant convenu, à titre d'indemnité, sans préjudice du droit de l'Organisateur de réclamer une indemnisation complémentaire pour le préjudice effectivement subi.

19.2 Expulsion en cours d'Évènement

L'Organisateur peut, à tout moment et sans préavis, faire évacuer le Stand de tout Exposant en infraction grave avec les présentes CGV ou les règles de sécurité applicables au Site. Les frais d'évacuation et de remise en état sont à la charge de l'Exposant. Aucun remboursement n'est dû en cas d'expulsion pour motif valable.

19.3 Annulation par l'Organisateur sans faute de l'Exposant

Hors cas de force majeure, en cas d’annulation totale de l’Évènement par l’Organisateur, les Exposants sont remboursés des sommes versées. Les frais d’inscription et de dossier restent en principe acquis à l’Organisateur en couverture des frais administratifs déjà engagés ; l’Organisateur peut néanmoins, à son appréciation et en considération des circonstances de l’annulation, décider d’en rembourser tout ou partie.

Article 20. Obligations de l'Exposant

20.1 Engagements généraux

L'Exposant s'engage notamment à :

• respecter les horaires de montage, d'ouverture au public et de démontage communiqués par l'Organisateur .

• occuper effectivement et continuellement son Stand pendant toute la durée d'ouverture au public.

• respecter les normes de sécurité applicables au Site (matériaux ignifuges conformes aux normes en vigueur, dégagement permanent des issues de secours, conformité des installations électriques, interdiction de stockage de matériaux inflammables ou dangereux).

• se conformer aux règlements applicables en matière de droits d'auteur, droits voisins, contributions aux sociétés de gestion collective et rémunération équitable, le cas échéant.

• respecter les dispositions légales applicables à son activité (TVA, fiscalité, accises, déclarations administratives, législation sur les pratiques commerciales loyales, étiquetage, droit de la consommation).

• ne présenter et vendre que les produits déclarés à l'Organisateur lors de l'inscription, l'Organisateur se réservant le droit de faire retirer tout produit non déclaré ou non conforme.

• maintenir son Stand propre, attractif et conforme aux règles de présentation communiquées par l'Organisateur.

• informer ses préposés et accompagnants des règles applicables à l'Évènement.

• souscrire et maintenir les assurances requises (article 10).

20.2 Limites d’occupation du Stand

L'Exposant s'engage à ne pas occuper, stocker du matériel ou placer des éléments de communication en dehors des limites strictes de son Stand. L'Organisateur peut faire enlever, aux frais de l'Exposant, tout élément non conforme.

20.3 Intégrité de la configuration du Stand

L’Exposant est tenu de se conformer strictement à la configuration du Stand telle qu’elle lui a été attribuée par l’Organisateur, en ce compris ses dimensions, son orientation, son nombre de côtés ouverts et l’ensemble des éléments matériels qui le délimitent (murs, cloisons, grilles, rideaux, panneaux de séparation, structures de signalétique, etc.). Il ne peut, en aucun cas et sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur, déplacer, retirer, démonter, modifier ou réorienter l’un quelconque de ces éléments en vue notamment d’agrandir son Stand, d’augmenter le nombre de ses côtés ouverts au public, d’empiéter sur une allée ou sur un Stand voisin, ou de modifier la configuration prévue.

En cas de constatation d’une telle modification non autorisée, l’Organisateur enjoint à l’Exposant, sans délai, soit (i) de remettre le Stand en conformité dans les plus brefs délais et à ses frais exclusifs, soit (ii) de régulariser sa situation par le paiement immédiat du supplément tarifaire correspondant à la nouvelle configuration effectivement occupée, majoré des frais de dossier pour supplément tardif tels que prévus dans le Bulletin d’inscription ou par communication écrite de l’Organisateur. Le choix entre ces deux options est laissé à l’Exposant, sous réserve de la disponibilité effective de l’espace et de l’accord de l’Organisateur sur la régularisation.

Le refus de l’Exposant de procéder, à son choix, à la remise en conformité ou à la régularisation financière immédiate constitue un manquement grave au sens de l’article 19.2 et entraîne l’expulsion immédiate de l’Exposant, sans dédommagement ni remboursement d’aucune somme déjà versée, et sans préjudice du droit de l’Organisateur de réclamer une indemnisation complémentaire pour le préjudice subi.

20.4 Démontage anticipé

L'Exposant ne peut entamer le démontage de son Stand avant l'heure officielle de fermeture au public communiquée pour le dernier jour de l'Évènement, sauf autorisation expresse et préalable de l'Organisateur. Tout démontage anticipé constitue un manquement contractuel.

20.5 Restitution du Stand

À l'issue de l'Évènement, le Stand et l'emplacement attribué doivent être restitués propres, débarrassés de tout matériel et déchet, dans l'état dans lequel ils ont été mis à disposition. À défaut, les frais de remise en état, de nettoyage et d'évacuation seront facturés à l'Exposant, majorés d'un coût administratif forfaitaire.

20.6 Gestion des déchets et emballages pendant l'Évènement

L'Exposant veille à ce que les déchets, papiers, cartons et autres matériaux combustibles destinés à l'élimination soient régulièrement enlevés du Stand et de ses abords. Les caisses, fûts, conteneurs et emballages vides ne peuvent être stockés ni à l'intérieur, ni à l'arrière du Stand, ni dans les allées.

L'Exposant respecte les consignes de tri sélectif applicables au Site. Toute amende infligée à l'Organisateur par l'Exploitant du Site ou par les autorités compétentes en raison d'un tri incorrect, d'un stockage non autorisé ou de la présence de déchets hors des conteneurs prévus, sera refacturée à l'Exposant fautif, majorée d'un coût administratif forfaitaire.

20.7 Réseaux sans fil et installations techniques

L'usage d'installations Wi-Fi personnelles susceptibles d'interférer avec le réseau officiel du Site est interdit. L'Exposant doit utiliser exclusivement les services réseau mis à disposition par l'Organisateur ou l'Exploitant du Site. Une dérogation peut toutefois être accordée à titre exceptionnel sous réserve de l’accord écrit préalable et cumulatif de l’Organisateur et de l’Exploitant du Site, lesquels peuvent l’assortir de conditions techniques (canal, puissance d’émission, plage horaire, identification du SSID) destinées à prévenir toute interférence. À défaut d’une telle dérogation, toute infraction sera facturée selon les barèmes communiqués par l'Organisateur, sans préjudice du droit de l'Organisateur de procéder à la suppression immédiate du dispositif litigieux.

Article 21. Normes de construction et d'aménagement des Stands

21.1 Principes généraux

Tout aménagement, construction temporaire, structure, mobilier ou décor installé par l'Exposant ou pour son compte doit respecter les normes de sécurité applicables au Site, en ce compris notamment les exigences communiquées par l'Exploitant du Site et les services d'incendie compétents.

21.2 Matériaux

Les matériaux utilisés pour la construction du Stand et ses éléments décoratifs doivent être ignifuges et conformes aux normes en vigueur, notamment :

• les matériaux de classe A1, A2, B ou C selon la norme EN 13501-1, ou normes équivalentes en vigueur.

• le bois naturel, composite ou aggloméré d'une épaisseur minimale de 15 millimètres.

• les rideaux, velums et matériaux de décoration suspendus doivent être garantis ignifuges et éloignés de toute source de chaleur.

Un certificat de résistance au feu peut être exigé à tout moment par l'Organisateur, l'Exploitant du Site ou les services d'incendie. L'absence de certificat peut entraîner le refus d'installation ou l'évacuation du Stand aux frais de l'Exposant.

21.3 Structures et stabilité

Tout Stand ou structure doit être autoportant. Il est strictement interdit de fixer quoi que ce soit aux murs, au sol ou au plafond du Site. La hauteur des structures ne peut excéder la hauteur libre du hall.

Toute structure dont la charge excède 3 tonnes par mètre carré ou dont la hauteur dépasse 2,5 mètres doit faire l'objet d'une autorisation préalable et écrite de l'Organisateur, sur communication spontanée du poids et de la hauteur.

L'accès à la structure du toit est strictement interdit. Toute suspension d'objet à la structure du toit est réservée au partenaire exclusif de l'Exploitant du Site et soumise à autorisation préalable.

21.4 Sorties de secours et équipements de sécurité

L'Exposant veille à ce que les sorties de secours, les bouches d'incendie, les extincteurs, les boutons d'alarme et les pictogrammes de signalisation restent visibles et accessibles en permanence, sans qu'aucun objet ne doive être déplacé pour y accéder.

Aucun élément du Stand, marchandise, caisse, emballage ou décoration ne peut obstruer, totalement ou partiellement, ces équipements ou les sorties de systèmes d'air froid et chaud.

21.5 Substances et produits interdits

Sont strictement interdits à l'intérieur du Site, sauf accord écrit préalable de l'Organisateur :

• les substances ou produits dangereux, toxiques, inflammables ou explosifs.

• les gaz de pétrole liquéfiés (propane, butane) et tout autre type de gaz, sauf dérogation expresse soumise à inspection.

• les objets explosifs ou hautement inflammables exposés.

• les ballons gonflables contenant des gaz inflammables ou toxiques.

• les peintures à l'huile, laques ou revêtements à risque d'incendie, sauf sur matériaux conformes à la norme EN 13501-1.

Article 22. Installations électriques

22.1 Toute installation électrique réalisée sur le Stand doit être conforme au Règlement Général sur les Installations Électriques (RGIE, Livre 1) et exécutée par du personnel qualifié et couvert par une assurance professionnelle.

22.2 L'Exposant respecte notamment les règles suivantes :

• équipement obligatoire d'un interrupteur différentiel (maximum 100 mA).

• protection de chaque circuit par un fusible adapté.

• raccordements effectués dans des boîtes de jonction.

• conducteurs de section minimale 2,5 mm² pour les prises 6 et 10 ampères.

• prises et fiches conformes aux normes en vigueur.

• interdiction des fiches à trois voies.

• interdiction des néons haute tension (les imitations LED sont autorisées).

• tous les appareils électriques doivent être munis du certificat CE et mis à la terre.

22.3 L'installation électrique du Stand peut être soumise à une inspection par un Service Externe pour les Contrôles Techniques (SECT). Le coût d'une réinspection consécutive à une non-conformité ou à des adaptations tardives est intégralement à la charge de l'Exposant concerné.

22.4 En cas de non-respect des règles électriques, l'Organisateur ou l'Exploitant du Site peut couper l'alimentation électrique du Stand, sans que cela puisse donner droit à une quelconque indemnité.

Article 23. Travailleurs, sous-traitants et chantiers temporaires

23.1 L'Exposant qui fait appel à des préposés, prestataires ou sous-traitants pour le montage, l'aménagement, l'exploitation ou le démontage de son Stand reste seul responsable de leur sélection, de leur formation et du respect par ceux-ci de l'ensemble des obligations légales applicables.

23.2 L'Exposant s'engage à respecter et à faire respecter par ses préposés et sous-traitants les obligations résultant de :

• la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail.

• l'arrêté royal du 25 janvier 2001 concernant les chantiers temporaires ou mobiles (CTM).

23.3 Toute personne intervenant sur le Stand pendant les périodes de montage et de démontage doit :

• avoir suivi la formation de base en sécurité légalement requise ou disposer d'un certificat équivalent.

• porter les équipements de protection individuelle (EPI) appropriés.

• être informée des risques et des consignes de sécurité en vigueur sur le Site.

Article 24. Dispositions spécifiques aux Partenaires

24.1 Les Partenaires sont liés à l'Organisateur par un contrat de partenariat distinct, lequel précise les contreparties spécifiques (visibilité, présence physique, prestations sur scène, droits de communication, etc.) et le montant du partenariat.

24.2 En cas de contradiction entre le contrat de partenariat et les présentes CGV, les dispositions du contrat de partenariat prévalent. À défaut de stipulation contraire dans le contrat de partenariat, les présentes CGV s'appliquent à titre supplétif.

24.3 Les Partenaires disposant d'un Stand sont soumis aux obligations applicables aux Exposants, notamment en matière de comportement, de sécurité, d'occupation du Stand et de restitution.

Article 25. Interdictions spécifiques aux Exposants et Partenaires

25.1 Sans préjudice des règles générales de l'article 4, il est strictement interdit aux Exposants et Partenaires :

• de distribuer des invitations, prospectus ou échantillons en dehors de leur Stand sans autorisation écrite préalable de l'Organisateur.

• d'organiser des animations sonores, démonstrations ou activités susceptibles de gêner les Exposants voisins ou les Visiteurs, sauf accord préalable de l'Organisateur.

• de procéder à toute prise de vue ou enregistrement à des fins commerciales sur le Site sans accord préalable.

• de sous-louer, prêter ou céder, à titre gracieux ou onéreux, tout ou partie de leur Stand.

• de procéder au démontage anticipé du Stand avant l'heure officielle de fermeture le dernier jour.

• d'apposer des affiches, banderoles, autocollants ou signalétique en dehors des limites strictes du Stand, sauf aux endroits expressément prévus à cet effet par l'Organisateur ou l'Exploitant du Site, et selon les tarifs applicables.

25.2 La violation des interdictions ci-dessus expose l'Exposant ou le Partenaire à une indemnité forfaitaire dont le montant est précisé dans le Bulletin d'inscription ou le contrat de partenariat, sans préjudice du droit de l'Organisateur de réclamer un dédommagement complémentaire et, en cas de manquement grave ou répété, de procéder à l'expulsion conformément à l'article 19.2.

Article 26. Restauration, boissons et distribution d'échantillons

26.1 L'Exploitant du Site bénéficie d'une exclusivité contractuelle pour la vente et la distribution de boissons, snacks et repas dans l'enceinte du Site, en ce compris la fourniture de services de restauration aux Stands. L'Exposant ne peut donc, en règle générale, ni vendre, ni offrir, ni distribuer de boissons ou de produits alimentaires sur son Stand.

26.2 Toute distribution gratuite d'échantillons de boissons ou de produits alimentaires, dans le cadre d'une activité promotionnelle de l'Exposant, n'est admise qu'après accord écrit préalable de l'Organisateur, lequel pourra dépendre de l'accord de l'Exploitant du Site. Les modalités (nature des produits, emplacement, gestion des déchets, raccordements aux services publics) seront précisées dans cet accord écrit.

26.3 Toute distribution non autorisée pourra entraîner la facturation, à l'Exposant concerné, d'une indemnité forfaitaire d'un euro (1 €) par visiteur, par activité de distribution et par marque, conformément aux conditions imposées à l'Organisateur par l'Exploitant du Site.

26.4 Food trucks et installations de cuisine.

En cas d'autorisation exceptionnelle d'un food truck ou d'une installation de cuisine par l'Organisateur :

• les installations de cuisine doivent fonctionner exclusivement à l'énergie électrique, l'usage de gaz étant strictement interdit dans le hall.

• chaque friteuse doit être équipée d'un couvercle approprié et limitée à une capacité maximale de 3 litres.

• un extincteur à CO2 portable homologué de 5 kg et une couverture anti-feu doivent être installés à proximité.

• un certificat d'inspection valide de l'installation électrique (RGIE) doit être fourni avant le début de l'Évènement, à défaut de quoi l'exploitation peut être refusée par l'Organisateur ou l'Exploitant du Site.

Dispositions finales

Article 27. Intégralité du contrat

Les présentes CGV, ensemble avec le Bulletin d'inscription (pour les Exposants), le contrat de partenariat (pour les Partenaires) et le ROI Exposants, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tout accord, déclaration ou correspondance antérieurs portant sur le même objet.

Article 28. Nullité partielle

Si l'une quelconque des dispositions des présentes CGV était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une décision de justice ou en application d'une norme impérative, cette nullité n'affecterait pas la validité des autres dispositions. La disposition concernée serait remplacée par une stipulation valide se rapprochant le plus possible de l'intention initiale des parties.

Article 29. Non-renonciation

Le fait pour l'Organisateur de ne pas se prévaloir, à un moment donné, de l'une quelconque des dispositions des présentes CGV ne peut être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Article 30. Notifications

30.1 Sauf disposition contraire, toute notification entre les parties est valablement effectuée par courrier électronique adressé :

• à l'Organisateur : events@pixelardent.be (ou info@pixelardent.be pour les questions générales).

• à l'Exposant, au Partenaire ou au Visiteur : à l'adresse électronique communiquée lors de l'inscription ou de l'achat du Billet.

30.2 Toute modification d'adresse de contact doit être notifiée par écrit à l'autre partie.

30.3 Toute modification des présentes CGV ou du ROI Exposants est valablement portée à la connaissance des cocontractants par publication sur le site internet officiel www.dreamorizon.com, sans préjudice d'une notification individuelle par courrier électronique dans les cas où les modifications affectent substantiellement les droits des cocontractants.

Article 31. Langue

Les présentes CGV sont rédigées en langue française. Toute traduction qui pourrait en être faite est fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence d'interprétation, seule la version française fait foi.

ACCEPTATION DES PRÉSENTES CGV

L'achat d'un Billet, la signature du Bulletin d'inscription, l'accès au Site ou la souscription d'un contrat de partenariat valent acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente, ainsi que du Règlement d'ordre intérieur Exposants Dream'O Rizon pour les Exposants et Partenaires.

DREAM'O RIZON 2027

Convention culture Pop & Geek, animation asiatique & gaming

24 & 25 avril 2027

Namur Expo, Hall 2